Im LWL django CMS stehen zwei Suchvarianten zur Verfügung:

• die klassische Schlagwortsuche
• die hybride KI-basierte Suche

Beide Suchen haben unterschiedliche Stärken.

Die klassische Schlagwortsuche findet besonders gut Inhalte, wenn Sie den genauen Begriff, Titel, Namen oder eine Abkürzung kennen und die eingegebenen Begriffe auch tatsächlich auf Intranet-Seiten oder in Dokumenten vorkommen

Die hybride KI-basierte Suche kann zusätzlich besser erkennen, was mit einer Suchanfrage gemeint ist. Sie kann also auch dann passende Treffer liefern, wenn auf der gefundenen Seite andere Wörter verwendet werden, also wenn Sie eine Frage haben, den richtigen Fachbegriff nicht kennen oder in Alltagssprache suchen.

Kurz gesagt:

• Genauer Begriff bekannt? Dann ist die Schlagwortsuche oft die beste Wahl.
• Frage oder unklarer Begriff? Dann kann die KI-basierte Suche hilfreicher sein.

Die klassische Schlagwortsuche sucht vor allem nach den eingegebenen Begriffen.

Sie fragt vereinfacht gesagt:

• Wo kommen die eingegebenen Wörter vor?

Wenn Sie zum Beispiel nach

• „Dienstvereinbarung Mobile Arbeit“

suchen, prüft die Suche, auf welchen Webseiten oder in welchen Dokumenten diese Begriffe vorkommen.

Die Schlagwortsuche ist stark bei:

• bekannten Dokumenttiteln
• Abkürzungen
• Formularnamen
• Verfahrensnamen
• eindeutigen Fachbegriffen
• Namen von Anwendungen
• festen Bezeichnungen

Beispiele sind:

„ATOSS“, „SAP“, „Dienstvereinbarung“, „Krankmeldung“

In solchen Fällen ist die klassische Suche oft schnell, direkt und präzise.

Die hybride KI-basierte Suche kombiniert klassische Suchverfahren mit KI-basierten Verfahren.

Sie fragt nicht nur:

• Wo kommen diese Wörter vor?

Sondern auch:

• Welche Inhalte passen inhaltlich zu dem, was gemeint ist?

Sie suchen z.B. nach:

• „Wie beantrage ich Urlaub?“

Die passende Seite verwendet aber vielleicht Begriffe wie:

„Abwesenheit“, „Urlaubsantrag“, „Dienstvereinbarung“ oder „Zeiterfassung“.

Kurz gesagt:

• Schlagwortsuche: Ich weiß, wonach ich suche.
• KI-basierte Suche: Ich weiß, was ich wissen möchte, aber nicht unbedingt, wie es heißt.

Nein.

Die KI-basierte Suche ist kein Chatbot und keine öffentliche ChatGPT-Nutzung.

Sie erstellt keine eigenen frei formulierten Antworten, sondern zeigt passende Treffer aus vorhandenen Inhalten an.

Das ist ein wichtiger Unterschied:

Die KI-basierte Suche hilft beim Finden. Sie ersetzt aber nicht das Lesen, Prüfen und fachliche Einordnen der gefundenen Quelle.

Gerade bei rechtlichen, organisatorischen, medizinischen, personalbezogenen oder datenschutzrelevanten Themen gilt:

Verbindlich ist nicht die Trefferliste, sondern der jeweils gültige Inhalt der gefundenen Seite oder des gefundenen Dokuments.

Beispiel 1: Krankmeldung suchen

Sie geben ein: 

• „Was muss ich tun, wenn ich krank bin?“

Eine klassische Schlagwortsuche sucht vor allem nach den eingegebenen Wörtern.

Wenn die passende Seite aber Begriffe wie

• „Arbeitsunfähigkeit“,
• „Meldepflicht“,
• „Krankmeldung“
• „Personalbereich“

verwendet, kann die klassische Suche weniger passende Treffer liefern.

Die hybride KI-basierte Suche kann besser erkennen, dass die Frage thematisch zu diesen Begriffen passt. Sie kann also auch dann hilfreiche Treffer anzeigen, wenn Alltagssprache und Fachsprache voneinander abweichen.

Beispiel 2: Zugang zu einem Verfahren suchen

Sie geben ein:

„Wie bekomme ich Zugriff auf ein Fachverfahren?“

Die passende Information kann aber unter Begriffen wie

• „Berechtigungsantrag“,
• „Benutzerverwaltung“,
• „Rechtevergabe“
• „Anwendungszugang“

stehen.

Wenn Sie diese Begriffe nicht kennen, kann eine reine Schlagwortsuche schwierig sein.

Die KI-basierte Suche kann die Bedeutung der Frage besser einordnen und dadurch passende Inhalte auffindbarer machen.

Nutzen Sie die Schlagwortsuche, wenn Sie bereits genau wissen, wonach Sie suchen.

Geeignet ist sie zum Beispiel bei:

• konkreten Dokumenttiteln
• bekannten Formularnamen
• Abkürzungen
• Verfahrensnamen
• eindeutigen Fachbegriffen
• Namen von Anwendungen
• kurzen und präzisen Suchbegriffen

Beispiele: „ATOSS“, „SAP“, „Reisekosten“, „Dienstwagen“ oder „Dienstvereinbarung Mobile Arbeit“

Hier ist die Schlagwortsuche häufig schnell und zielgenau.

Nutzen Sie die KI-basierte Suche, wenn Sie eher eine Frage haben oder den richtigen Begriff nicht kennen.

Sie ist besonders geeignet bei:

• Fragen in natürlicher Sprache
• unklaren Begriffen
• thematischer Suche
• Einstieg in ein Thema
• Alltagssprache statt Fachsprache
• Suche nach Zusammenhängen
• Fällen, in denen die Schlagwortsuche keine guten Treffer liefert

Die KI-basierte Suche berücksichtigt nicht nur einzelne Wörter, sondern auch Bedeutungsnähe.

Beispiele:

• „Wie melde ich mich krank?“
• „Was muss ich bei Datenschutz im Projekt beachten?“
• „Wie bekomme ich Zugriff auf ein Fachverfahren?“
• „Wo finde ich Informationen zur Arbeitszeit?“
• „Was muss ich tun, wenn ich mobil arbeiten möchte?“

Die KI-basierte Suche ist also besonders hilfreich, wenn nicht der exakte Begriff im Vordergrund steht, sondern die Frage dahinter. Es bedeutet aber auch, dass Treffer immer geprüft werden müssen.

Nein.

Die KI-basierte Suche ist nicht grundsätzlich besser. Sie ist für andere Suchsituationen gedacht.

Bei exakten Begriffen, bekannten Titeln oder Abkürzungen kann die Schlagwortsuche schneller und präziser sein.

Bei offenen Fragen oder unklaren Begriffen kann die KI-basierte Suche hilfreichere Treffer liefern.

Eine einfache Faustregel lautet:

• Ich kenne den genauen Begriff? Dann nutze ich die Schlagwortsuche.
• Ich habe eine Frage oder kenne den Begriff nicht? Dann nutze ich die KI-basierte Suche.

Die KI-basierte Suche berücksichtigt nicht nur einzelne Wörter, sondern auch Bedeutungsnähe.

Deshalb kann sie Treffer anzeigen, die den eingegebenen Begriff nicht exakt enthalten, aber thematisch passen könnten.

Das ist hilfreich, wenn Sie den richtigen Begriff nicht kennen.

Es bedeutet aber auch: Nicht jeder Treffer ist automatisch der richtige Treffer. Die gefundenen Inhalte müssen weiterhin geprüft werden.

Die Suche kann Ergebnisse nach Dateityp eingrenzen.

Zur Verfügung stehen:

• Webseite
  für aktuelle Informationen, Zuständigkeiten, Kontaktinformationen, Übersichten und Prozessbeschreibungen.
• PDF
  für freigegebene Dokumente wie Dienstvereinbarungen, Richtlinien, Merkblätter, Leitfäden oder Konzepte.
• Word
  für Vorlagen, Mustertexte, Formulare, Protokolle oder bearbeitbare Arbeitsdokumente.
• Excel
  für Listen, Tabellen, Übersichten, Auswertungen oder Planungsvorlagen.
• PowerPoint
  für Schulungsunterlagen, Präsentationen, Projektvorstellungen oder Workshop-Materialien.

Das ist besonders hilfreich, wenn bereits ungefähr klar ist, in welcher Art von Inhalt die gesuchte Information stehen könnte.

Wenn Sie noch nicht genau wissen, wo die Information steht, suchen Sie zunächst ohne Filter.

Wenn zu viele Treffer erscheinen, grenzen Sie anschließend nach Dateityp ein.

Wenn Sie bereits wissen, dass Sie zum Beispiel eine PDF-Dienstvereinbarung oder eine Word-Vorlage suchen, können Sie den passenden Filter direkt auswählen.

Faustregel:

• Unsicher? Erst suchen, dann filtern.
• Dokumenttyp bekannt? Direkt mit Filter suchen.

→ Ich kenne den genauen Titel eines Dokuments

Dann ist meist sinnvoll: Schlagwortsuche + passender Dateityp

Beispiel: „Dienstvereinbarung Mobile Arbeit“ + PDF

→ Ich suche eine Vorlage

Dann ist meist sinnvoll: Schlagwortsuche oder KI-basierte Suche + Word-Filter

Beispiel: „Protokollvorlage“ + Word

→ Ich suche eine Liste oder Tabelle

Dann ist meist sinnvoll: Schlagwortsuche + Excel-Filter

Beispiel: „Ansprechpartner Liste“ + Excel

→ Ich suche Schulungsunterlagen

Dann ist meist sinnvoll: Schlagwortsuche oder KI-basierte Suche + PowerPoint-Filter

Beispiel: „Schulung Datenschutz“ + PowerPoint

→ Ich habe eine Frage und kenne den Fachbegriff nicht

Dann ist meist sinnvoll: KI-basierte Suche + zunächst kein Filter oder Filter Webseite

Beispiel: „Wie bekomme ich Zugriff auf ein Fachverfahren?“

Wenn Sie anschließend sehen, dass Sie ein Formular oder eine Vorlage benötigen, können Sie über Word oder PDF weiter eingrenzen.

Probieren Sie die andere Suchvariante aus.

• Wenn die Schlagwortsuche keine passenden Treffer liefert, versuchen Sie die KI-basierte Suche mit einer ganzen Frage.
• Wenn die KI-basierte Suche zu viele thematisch ähnliche Treffer liefert, versuchen Sie die Schlagwortsuche mit einem präziseren Begriff.

Nutzen Sie zusätzlich die Dateityp-Filter:

• Webseite für aktuelle Informationsseiten
• PDF für offizielle Dokumente
• Word für Vorlagen und Formulare
• Excel für Tabellen und Listen
• PowerPoint für Schulungs- und Präsentationsunterlagen

Die Sucheingabe wird technisch verarbeitet, damit passende Treffer ermittelt werden können.

• Im gesamten KI-Suche-Stack, also unserer KI-Architektur für Intranet und Internet im hauseigenen Rechenzentrum, werden keine Sucheingaben oder sonstigen Daten zur suchenden Person oder zu deren Gerät über die Verarbeitungszeit der Suchanfrage hinaus gespeichert.
• Die Eingabe wird ausschließlich zur Ausführung der Suchfunktionalität verwendet.
• Eine darüber hinausgehende Auswertung im KI-Suche-Stack findet nicht statt.

Nein.

• Im KI-Suche-Stack findet keine Auswertung des individuellen Suchverhaltens statt.
• Die KI-basierte Suche wird nicht genutzt, um zu analysieren, wer wann wonach gesucht hat.
• Es werden keine personenbezogenen Suchprofile erstellt.

Nein.

• Die Sucheingaben werden nicht zum Training eines öffentlichen KI-Modells oder eines anderen KI-Modells verwendet, da Ihre Suche das hauseigenen Rechenzentrum nicht verläßt.
• Sie dienen ausschließlich dazu, passende Suchtreffer zu ermitteln.

• Bei der Intranet-KI-Suche werden Suchanfragen ausschließlich im hauseigenen Rechenzentrum verarbeitet.
• Bei Suchanfragen über das KI-Suche-Plug-in auf öffentlichen Webauftritten erfolgt die Verarbeitung im hauseigenen Rechenzentrum und in Microsoft Azure.

Auch dort gilt:

Im KI-Suche-Stack werden keine Sucheingaben oder Daten zur suchenden Person oder zum Gerät über die Verarbeitungszeit hinaus gespeichert.

Matomo ist eine Software für unsere Redaktionen, mit der allgemeine Nutzungsdaten zur Webanalyse verarbeitet werden und ist von der eigentlichen KI-Suche zu unterscheiden.

IP-Adressen werden dabei maskiert. Das bedeutet: Es werden nur die ersten zwei Bytes der IP-Adresse gespeichert; der restliche Teil wird verworfen. Dadurch wird der Personenbezug deutlich reduziert.

In Matomo können auch einfache Informationen zur internen Suche ausgewertet werden, zum Beispiel unter:

Verhalten → Interne Suche

Die KI-Suche selbst speichert jedoch keine Sucheingaben über die Verarbeitungszeit hinaus.

Formulieren Sie Ihre Suche möglichst sachlich und klar.

Auch wenn im KI-Suche-Stack keine Sucheingaben dauerhaft gespeichert werden, sollten in Suchfelder grundsätzlich keine unnötigen personenbezogenen, vertraulichen oder besonders schützenswerten Informationen eingegeben werden.

• Statt: „Frau Müller aus Abteilung X hat Problem Y“
• besser: „Zuständigkeit Problem Y“
• oder: „Vorgehen bei Problem Y“

Suchfelder sind für das Finden von Informationen gedacht, nicht für die Beschreibung sensibler Einzelfälle.

Die KI-basierte Suche kann nur das finden, was vorhanden, zugänglich und verständlich beschrieben ist.

Deshalb bleiben gute Inhalte wichtig:

• klare Überschriften verwenden
• Inhalte aktuell halten
• verständliche Begriffe nutzen
• Synonyme und Alltagssprache berücksichtigen
• Zuständigkeiten eindeutig benennen
• Dokumente sinnvoll benennen
• Keine Dokumente einscannen und als PDF hochladen
• Dateitypen bewusst einsetzen
• wichtige Inhalte nicht nur in schwer auffindbaren Dateien verstecken, sondern auf Webseiten erfassen.

Gute Inhalte und eine leistungsfähige Suche gehören untrennbar zusammen. Selbst die beste Suchtechnologie kann nur die Informationen finden und sinnvoll einordnen, die tatsächlich vorhanden, aktuell, gut strukturiert und verständlich aufbereitet sind.

• Schlagwortsuche
  Eine Suche, die vor allem nach eingegebenen Begriffen sucht.
• Hybride KI-basierte Suche
  Eine Suche, die klassische Suchverfahren mit KI-basierten Verfahren kombiniert und auch Bedeutungszusammenhänge berücksichtigen kann.
• Suchanfrage
  Der Text, der in das Suchfeld eingegeben wird.
• Suchtreffer
  Ein Ergebnis, das von der Suche angezeigt wird.
• Bedeutungsnähe
  Inhalte sind thematisch ähnlich, auch wenn sie andere Wörter verwenden.
• Dateityp
  Die Art eines Suchergebnisses, zum Beispiel Webseite, PDF, Word, Excel oder PowerPoint.
• Filterfunktion
  Eine Möglichkeit, Suchergebnisse gezielt einzugrenzen.
• KI-Suche-Stack
  Die technischen Komponenten, die gemeinsam die KI-basierte Suche ermöglichen.
• Matomo
  Ein Werkzeug zur Webanalyse. Matomo ist von der eigentlichen KI-Suche zu unterscheiden.
• Microsoft Azure
  Eine Cloud-Plattform von Microsoft. Bei öffentlichen Webauftritten kann das KI-Suche-Plug-in im hauseigenen Rechenzentrum und in Microsoft Azure verarbeitet werden.
• Hauseigenes Rechenzentrum
  Die interne technische Infrastruktur, in der Systeme betrieben und Daten verarbeitet werden.

• Die KI-basierte Suche ist hilfreich, wenn eine Frage gestellt wird oder der richtige Fachbegriff fehlt.
• Die Filter nach Dateityp helfen, Treffer gezielt einzugrenzen.
• Die KI-basierte Suche ist kein Chatbot und gibt keine verbindlichen Auskünfte.
• Im KI-Suche-Stack werden Sucheingaben nicht über die Verarbeitungszeit hinaus gespeichert.
• Es findet keine personenbezogene Auswertung des Suchverhaltens statt.
• Sucheingaben werden nicht zum Training einer KI verwendet.
• Die Intranet-KI-Suche wird ausschließlich im hauseigenen Rechenzentrum verarbeitet.
• Bei öffentlichen Webauftritten erfolgt die Verarbeitung im hauseigenen Rechenzentrum und in Microsoft Azure.
• Matomo ist davon zu unterscheiden und dient der allgemeinen Webanalyse.