PDFs sind nicht immer gut in externen und in der internen Suche auffindbar.

Woran liegt das?

Genau hier lohnt sich ein bewusster Blick auf Titel, Dateiname, Beschreibung und Verlinkung.

Lisa Üekötter, Abt. 60, hat dazu einen hilfreichen Leitfaden für Redakteur:innen im LWL django CMS erstellt. Er zeigt sehr praxisnah, worauf es bei der Veröffentlichung von Dokumenten im LWL-Internetauftritt ankommt.

Denn ein PDF ist nicht einfach nur eine Datei. Es ist Teil unseres digitalen Serviceangebots. Nutzer:innen sollen ein Dokument finden, und richtig einordnen können.

Viele Inhalte sind direkt auf einer CMS-Seite besser aufgehoben als in einem PDF. Webseiten lassen sich:

• Leichter aktualisieren,
• besser auf mobilen Geräten lesen,
• einfacher durchsuchen
• und besser für barrierefreie Angebote sowie KI-basierte Suchen auswerten.

PDFs sollten deshalb bewusst eingesetzt werden – zum Beispiel bei Formularen, komplexen Tabellen, Diagrammen oder gestalteten Publikationen.

Für viele Informationen ist eine normale CMS-Seite aber die bessere Lösung.

Wenn ein PDF notwendig ist, beginnt gute Dokumentenpflege schon vor dem Hochladen.

Ein Dateiname sollte klar sagen, worum es geht. Hilfreich ist das Schema:

• Dokumentenart + Titel

Zum Beispiel:

• Antrag Eingliederungshilfe
• Flyer Blindengeld
• Formular Persönliche Sicht

Bitte vermeiden Sie Zusätze wie „final“, „neu“, „Version2“, „Korrektur“ oder „aktuell“. Solche Begriffe helfen Nutzer:innen nicht weiter und wirken schnell veraltet.

Wichtig ist außerdem: Dateiname und Dokumententitel sollten zusammenpassen. So erkennen Nutzer:innen sofort, dass sie das richtige Dokument geöffnet haben.

iele Metadaten sieht man nicht auf den ersten Blick. Trotzdem spielen sie eine große Rolle.

Besonders wichtig ist der PDF-Titel. Er kann im Browser-Tab, in Suchergebnissen und auch in der KI-basierten Suche sichtbar werden. Ist kein sauberer Titel gepflegt, erscheinen unter Umständen technische Dateinamen oder unklare Begriffe.

Statt:

• lwl_formular_persoenliche_sicht.pdf

besser als PDF-Titel:

• Formular Persönliche Sicht

Der Titel sollte in normaler Schreibweise gepflegt werden – also mit Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung und ohne Unterstrichketten. Mindestens der Titel sollte in den PDF-Eigenschaften ausgefüllt sein.

Immer mehr Inhalte werden nicht nur über Navigation gefunden, sondern über Suchfelder, die KI-basierte Suche oder perspektivisch über Assistenzsysteme.

Dafür sind klare Dateinamen, gute Titel und aussagekräftige Linktexte entscheidend. Eine Suche kann nur mit den Informationen arbeiten, die vorhanden sind.

Nutzer:innen suchen meistens nicht nach exakten Dateinamen.

Sie suchen nach Anliegen wie:

• „Blindengeld beantragen“
• „Eingliederungshilfe Formular“
• „Persönliche Sicht ausfüllen“

Unsere Dokumente sollten deshalb so benannt und beschrieben sein, dass sie zu diesen Anliegen passen.

Auch der Link zum PDF sollte eindeutig sein. Ein Link wie „hier klicken“ oder „Download“ reicht nicht aus.

Besser ist eine klare Formulierung wie:

• Download der Broschüre „Soziale Teilhabe“ (PDF, nicht barrierefrei)

So wissen Nutzer:innen vor dem Öffnen, was sie erwartet. Das hilft besonders Menschen, die mit Screenreadern arbeiten. Ein Link sollte immer auch für sich allein verständlich sein.

Dokumente sollten über die Medienbibliothek mit dem kanonischen Link eingebunden werden. Wird dort später ein PDF aktualisiert oder ersetzt, kann der Link auf der Inter- oder Intranetseite bestehen bleiben.

Das spart Nacharbeit und verhindert, dass alte oder kaputte Links im Internetauftritt stehen bleiben.

Gescannte Dokumente sind oft nur Bilder. Der Text darin kann von Suchmaschinen, Screenreadern, interner Suche und KI-Anwendungen häufig nicht gut ausgewertet werden.

Deshalb gilt: Wenn ein PDF veröffentlicht wird, sollte es ein echtes, zugängliches PDF sein – kein reiner Scan.

PDFs im LWL-Internetauftritt sollten dem Corporate Design entsprechen und barrierefrei sein. Für barrierefreie PDFs ist der Standard PDF/UA relevant.

Ein PDF erfüllt seinen Zweck nur dann gut, wenn es nicht nur optisch passt, sondern auch digital nutzbar ist.

Vor der Veröffentlichung eines PDFs lohnt sich ein kurzer Check:

1. Muss es wirklich ein PDF sein – oder eignet sich eine CMS-Seite besser?
2. Ist der Dateiname klar und verständlich?
3. Stimmen Dateiname und Dokumententitel zusammen?
4. Ist der PDF-Titel in den Metadaten gepflegt?
5. Wird die kanonische URL aus der Medienbibliothek verwendet?
6. Ist der Linktext aussagekräftig?
7. Ist das PDF barrierefrei und im Corporate Design?

Gute PDF-Pflege ist kein Formalismus. Sie verbessert Auffindbarkeit, Barrierefreiheit, Nutzerfreundlichkeit und Qualität.

Ein sauber benanntes und gut verlinktes PDF hilft Nutzer:innen schneller ans Ziel. Es unterstützt Suchmaschinen und KI-Anwendungen dabei, Inhalte richtig einzuordnen. Und es macht unseren Internetauftritt verlässlicher.

Vielen Dank an Lisa Uekötter für den Leitfaden und die hilfreiche Zusammenstellung für alle Redakteur:innen.